Gestions des dépenses et dispatch d’une entreprise de transport

Un problème tellement important et si facile à régler

En transport, plusieurs dépenses sont variables et générées par différents employés. Les fameux « comptes de dépenses » qui sont mal comptabilisés, mal attribués, en retard, sans justificatifs ou jamais comptabilisés peut cause plusieurs problématiques. Avec notre Module Qano Répartition, nous réglons 2 problèmes : L’assignation des trajets et la collecte des dépenses.

Le fameux « Paper Less »

Dans certaines situations, il est impossible d’éliminer complètement le papier, et on le comprend très bien. Mais lorsqu’un client nous a raconté comment il récupérait les justificatifs de dépenses de ses nombreux conducteurs, nous avons tout de suite su que Qano pouvait régler son problème!

Des factures, mises ensemble dans une enveloppe, qui était ensuite remise à un responsable à un point de rencontre prévu plus tard. Cette solution devait paraître bonne il y a quelques années, mais à plusieurs problématiques : Le risque de perte, le délai pour l’administration de connaître les coûts encourus et le délai de remboursement de dépenses du conducteur.

Fonctionnalité dépenses

En ajoutant la fonctionnalité dépense au module Répartition, nous nous sommes assurés que l’application soit facile à utiliser pour les conducteurs. Il fallait une solution simple avec un risque d’erreur minime. À la demande du client, le conducteur ne voit que la route prévue. Il doit entrer ses dépenses au fur et à mesure dans l’application Qano en sélectionnant le type de dépense, il entre les détails de la facture, y ajoute une photo de la facture, le tout étant géolocalisé instantanément et sauvegardé dans la base de données. Lorsque le trajet est terminé, l’information des dépenses est transmise dans un rapport détaillé à l’administration avec tous les justificatifs.

De plus, dans le cas de l’essence, le conducteur doit mettre l’odomètre du véhicule et le nombre de litres ou gallon. Ces données sont automatiquement converties dans l’unité que l’entreprise utilise sur le rapport du projet.

Erreurs limitées

Pour éviter les erreurs, les conducteurs ne voient que le trajet en cours, lorsqu’ils terminent celui-ci, le prochain trajet est alors disponible. Ils ne peuvent ainsi attribuer des dépenses au mauvais trajet.

L’efficacité et la simplicité

En ayant construit une application avec des fonctionnalités limitées, nous nous sommes assurés du bon fonctionnement du système, une livraison de l’application en moins d’un mois et une intégration efficace dès le premier jour. Les dépenses ainsi transmises permettent un contrôle plus précis, une facturation plus rapide ainsi que le déboursé dans un délai très court. Grâce à l’application Qano, les conducteurs sont payés plus rapidement avec un risque d’erreur ou d’oubli presque inexistant.